Pocos comensales saben de cómo funciona un restaurante tras bambalinas. Para aquellos que están enterados, no dudarán en ver las similitudes de la restauración y la hostelería con los engranajes de un reloj suizo. Las medidas de control y administración son absolutamente necesarias para el buen funcionamiento de un restaurante, bar, cafetería, etc.

Para esto, es imprescindible llevar el control preciso del inventario (o stock) para tener una operación correcta en piso. Descubre en este artículo cómo llevar la gestión de los inventarios de tu establecimiento.

¿Cómo llevar el control de los insumos en un restaurante, bar, o cafetería en 3 pasos?

Para poder llevar el control de inventarios en el restaurante es necesario saber la diferencia entre inventario físico e inventario permanente. El inventario físico es aquello que se encuentra en almacén, y que regularmente se hace de forma quincenal o mensual.

El inventario permanente suele ser un programa de gestión automática, donde se pueden realizar las compras de cada producto a través de este con la frecuencia que se necesite.

Para la elaboración de los inventarios físicos de manera manual se necesitan seguir los siguientes pasos:

1: Realizar un inventario físico de materia prima

Para hacer un inventario físico de un restaurante o bar, se necesita primero definir la frecuencia con la que los productos en almacén serán contabilizados. Una vez definida si será semanal, quincenal o mensualmente, se tiene que crear una lista de las existencias de cada uno de los productos en el almacén de la cocina junto con su lista de precios.

Este listado servirá para clasificar los productos y llevar un registro del stock y del presupuesto necesario para cubrir el costo de cada ingrediente.

2: Clasifica tus productos con el sistema ABC

El sistema ABC es uno de los métodos más usados en los restaurantes. Este sirve para clasificar la importancia de cada producto según su impacto en el inventario, y se obtiene viendo su relevancia en el consumo y costo de cada ingrediente. Así es como se clasifican los productos:

• A: Estos son aquellos que componen al menos el 70% del valor total de tu materia prima.
• B: Estos productos solo componen el 20% de tu materia prima.
• C: Estos son el 10% restante de tu materia prima.
  

Siguiendo este sistema podrás llevar mejor control sobre los gastos de los productos. Es de gran importancia prestar especial atención a los productos A, ya que estos son los que significan mayores costos para el restaurante.

3: Control de entradas y salidas de almacén

El siguiente paso involucra crear una lista de las entradas y salidas del almacén. Esta se tiene que estar actualizando al momento en el que éstas suceden.

• Entradas: Compras de productos para tu restaurante.
• Salidas: La venta de los productos y mermas.
  

Con esta lista podrás saber cuánto deberás comprar para cubrir consumos diarios y de esta forma llevar el control del inventario durante la operación.

Es necesario determinar cuánto será el máximo y mínimo de stock con los que el restaurante puede operar. De esta forma podrás saber cuando comprar alguna materia prima y cuando no, evitando un exceso de gastos en alimentos que quizá acaben como merma.

Una vez que hayas seguido estos pasos habrás creado exitosamente un inventario de forma manual. Es necesario que el personal encargado de inventarios, esté siempre al pendiente del almacén para evitar compras redundantes o faltas de insumos.

¿Por qué es importante llevar el inventario en un restaurante?

Los restaurantes funcionan como cualquier empresa. Es necesario llevar un análisis de costos eficiente para que el negocio siga a flote. El llevar un inventario te permite precisamente eso, saber en qué estado está tu restaurante en relación a su operación. Así mismo, el tener esta información actualizada le permite al restaurante el garantizar la satisfacción de cada cliente al encontrar su plato o bebida preferida cada vez que visiten el local.

Sin embargo, el error humano es un factor que siempre se tiene que tomar en cuenta como parte del proceso cuando este se lleva a cabo de manera manual. Para evitar este tipo de errores se pueden conseguir herramientas que lleven el control de los inventarios y administrar en general el restaurante; evitando así los problemas causados por malentendidos del personal.

Administra tu restaurante de manera integral

Conforme más avanza la tecnología, más fácil se ha vuelto la administración de los restaurantes. No solamente logra evitar el error humano, con esta se han creado soluciones que permiten integrar la operación de un restaurante y administrarla desde cualquier lado.

Tal es el caso de ParrotConnect, un software para restaurantes que le permitirá a tu negocio centralizar la operación al integrarle un punto de venta multimarca y multicanal, editor de menús, portal administrador, generador de reportes,  un auto-facturador por medio de código QR, y próximamente un administrador de inventarios.

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